Topic 2 Principi per una comunicazione efficace nelle emergenze

Una buona mappatura dei canali di comunicazione garantirà che i messaggi della scuola vengano diffusi attraverso più canali, in modo che le classi ricevano le informazioni, i consigli e le indicazioni della scuola più volte da una varietà di fonti.

I responsabili della comunicazione sanno che i canali tendono a suddividersi in tre categorie principali.

1. Mass media
2. Scuola e comunità
3. Rapporti interpersonali

Le persone che sono alla ricerca di consigli o di informazioni sui rischi per la salute si rivolgono spesso a familiari, amici, operatori sanitari, colleghi di lavoro, insegnanti, consulenti e leader religiosi. Questi scambi di persona sono spesso i canali più affidabili per ottenere le informazioni sulla salute.

I fattori da considerare quando si stabilisce la gerarchia dei mezzi di comunicazione includono la loro copertura (numero di persone che ascolteranno, vedranno o leggeranno un messaggio) e il modo in cui tali mezzi supportano la capacità delle persone di ricordare il messaggio e di avere un certo impatto (se il messaggio si traduce in un’azione).

L’esposizione al messaggio e la ripetizione sono fondamentali per rievocare il messaggio in classe, in quanto aumentano la probabilità che le classi agiscano in base alle informazioni fornite. Ad esempio, i responsabili delle politiche governative possono essere influenzati da molteplici notizie dei media sulla necessità di campagne di vaccinazione, ma i manifesti affissi sulle bacheche della comunità possono essere più efficaci nell’incoraggiare le persone a vaccinarsi e nell’indirizzarli alle strutture sanitarie locali.

Obiettivi

• Identificare i canali efficaci
• Rendere disponibili le informazioni online
• Garantire l’accessibilità

Come posso farlo?

I responsabili della comunicazione possono iniziare il processo di pianificazione considerando come le classi di riferimento recepiscono le informazioni sulla salute e con chi discutono i consigli e le indicazioni sulla salute. È necessario affrontare i seguenti argormenti:

• Quali canali preferiscono le varie classi per ricevere informazioni sulla salute? Per cercare informazioni?
• Esistono canali collaterali che possono fornire supporto alle classi più difficili da raggiungere?
• Quali canali incoraggiano il coinvolgimento bidirezionale con le varie classi, consentendo l’interazione tra i responsabili delle decisioni e la scuola?
• Quale insieme di canali favorisce maggiormente gli obiettivi di comunicazione identificati per il progetto?

Quando i contenuti forniti dal servizio scolastico sono comprensibili, è più probabile che le persone si fidino della scuola come valida fonte di informazioni. Affinché la scuola possa incidere sulle decisioni per promuovere la salute, gli strumenti e i supporti di comunicazione devono essere chiari e fruibili da un’ampia gamma di persone in circostanze diverse. Le varie parti di questo tema illustrano come i comunicatori possano garantire che i messaggi siano comprensibili utilizzando tattiche quali:

• Usare un linguaggio chiaro e semplice per spiegare le questioni di salute globale e le linee guida.
• Raccontare storie con una risonanza a livello umano per rendere i problemi reali per le persone a rischio.
• Incorporare componenti visive che mostrino e migliorino i contenuti forniti della scuola.
• Comunicare in più lingue, se necessario, a seconda delle origini dei vostri studenti

Obiettivi:

• Utilizzare un linguaggio semplice
• Raccontare storie vere
• Renderlo visivo
• Utilizzare un linguaggio appropriato

I responsabili della comunicazione possono aumentare il grado di rilevanza di un problema di salute facendo riferimento alle esperienze personali della classe o spiegando come il problema possa riguardare la famiglia, gli amici o altre persone che conoscono nella loro comunità.

I divulgatori possono iniziare il processo di pianificazione e pensare a come creare messaggi pertinenti seguendo questi punti.

• Comprendere le caratteristiche del gruppo di alunni per elaborare messaggi e strategie efficaci.
• Creare messaggi e materiali che includano esempi o richiami alla comunità, alla scuola o ad altri elementi di identificazione degli alunni. In alternativa, esempi e riferimenti possono riguardare classi similari.
• Ascoltate i vostri colleghi e le altre parti interessate che collaborano con gli alunni, per capire come rispondere alle loro preoccupazioni.
• Adattare i contenuti e i messaggi alle esigenze della classe. Elaborare messaggi basati sulla propensione della classe a intraprendere le azioni opportune.

Obiettivi

• Conoscere la classe
• Ascoltare la classe
• Adattare il messaggio
• Motivare la classe

Come si può fare?

Per garantire che le comunicazioni scolastiche sui temi della salute pubblica siano considerate utili per la classe, i responsabili della comunicazione dovrebbero prendere in considerazione un’ampia gamma di questioni nella fase di pianificazione

Comunicare in modo tempestivo significa coinvolgere la classe nel momento in cui le indicazioni sanitarie sono necessarie, e quando sono pronte ad ascoltarle e ad agire di conseguenza. Ad esempio, durante le emergenze sanitarie, ciò significa comunicare rapidamente ciò che si sa e ciò che non si sa, e fornire aggiornamenti frequenti e affidabili.

Per quanto riguarda molti argomenti sanitari non urgenti, tempestività/tempistica significa ingaggiare una classe nel momento in cui gli individui e i responsabili politici hanno la necessità di agire. Questa messaggistica “just-in-time” è particolarmente importante per le questioni sanitarie di carattere stagionale, come la promozione del vaccino antinfluenzale, o quando è più probabile che le questioni sanitarie riguardino gruppi di età specifici. In entrambi i casi, la scuola dovrà stabilire come coinvolgere la classe quando è più probabile che presti attenzione.

Le sezioni di questo capitolo illustrano come i responsabili della comunicazione possano favorire la diffusione tempestiva di informazioni, consigli e indicazioni sulla scuola facendo si che:

• Si assicurino che le informazioni della scuola siano disponibili per coloro che prendono le decisioni nel più breve tempo possibile.
• Programmare le comunicazioni in base al momento in cui i responsabili delle decisioni hanno bisogno di sapere e di agire.
• Mettere in ordine sequenziale i messaggi per sviluppare la conversazione nel futuro

Obiettivi

• Comunicare tempestivamente
• Comunicare al momento giusto
• Costruire la discussione

Come si può fare?

I responsabili della comunicazione scolastica devono tenere conto di queste domande quando progettano azioni e prodotti di comunicazione che risultino tempestivi.

• In caso di minacce alla salute urgenti, quali sono i metodi migliori per coinvolgere rapidamente la classe?
• Quando è probabile che la classe debba prendere una decisione in materia di salute per sé o per gli altri?
• Come si possono trasmettere i messaggi in modo che la classe abbia il tempo sufficiente per comprenderli e agire di conseguenza?
• In che modo la scuola può far arrivare rapidamente i messaggi agli alunni?
• Ci sono casi in cui un messaggio relativo alla salute potrebbe essere messo in secondo piano da questioni e preoccupazioni differenti?
• Esiste un qualche modo per fornire una sequenza di messaggi nel tempo che aumenti l’efficacia delle informazioni e dei consigli?

Le componenti che costituiscono questo principio si concentrano sulle strategie per rafforzare la fiducia del pubblico nella vostra scuola dimostrando:

• Competenza: la scuola ha conoscenze tecniche sul settore della salute e le sue informazioni sono accurate e coerenti con quelle di altri esperti e scuole di comprovata affidabilità.
• Apertura e onesta: la scuola è trasparente nel suo operato ed è onesta su ciò che sa e su ciò che non sa.
• Affidabilità: la scuola fa quello che dice di fare.
• Impegno e attenzione: la scuola è impegnata nella sua missione e si preoccupa della salute di tutte le persone.

Obiettivi

• Accuratezza tecnica
• Trasparenza
• Coordinamento con i partner

Come si può fare?

I responsabili della comunicazione dovrebbero considerare queste domande per decidere come comunicare con l’obiettivo di costruire e mantenere credibilità.

• Qual è il ruolo della vostra scuola in questo problema di salute?
• La vostra scuola cosa sa del problema della salute e quali domande devono ancora trovare risposta?
• Quanto sono consapevoli le popolazioni a rischio e gli altri responsabili delle decisioni del fatto che la vostra scuola è una risorsa credibile su questioni sanitarie specifiche?
• Quali altre organizzazioni sono percepite dalla classe come affidabili su questo tema della salute? Come può la vostra scuola allinearsi con loro?
• I messaggi delle scuole collaboratrici sono in linea con quelli della vostra scuola?
• Chi nella vostra scuola è il miglior portavoce di questo problema?
• Esistono rischi di reputazione legati al tema della salute, come una possibile compromissione della reputazione, del valore attribuito o della posizione della vostra scuola nell’ambito della salute globale? È necessario tenerne conto nella pianificazione delle attività di comunicazione?

La comunicazione è una componente necessaria di qualsiasi tentativo volto ad ottenere effetti positivi sulla salute. La vostra scuola è tenuta a fornire informazioni accurate sulla salute in modo da incoraggiare le varie classi ad agire e a seguire i consigli e le indicazioni per proteggere la sicurezza e la salute.

Questo principio comprende diverse componenti che aiutano i responsabili della comunicazione a sviluppare messaggi e campagne incentrati sul cambiamento dei comportamenti attraverso la comprensione della classe:

• Livello di consapevolezza dei rischi per la salute e della protezione
• Sensazione di rilevanza personale del rischio per la salute
• Conoscenza di comportamenti o politiche sanitarie appropriate per ridurre i rischi e promuovere la salute.
• Senso di fiducia nella possibilità di intraprendere le azioni raccomandate
• Senso che le azioni raccomandate sono approvate dalla propria comunità
• convinzione che i benefici dell’attuazione delle azioni siano superiori ai costi

Obiettivi

• Portare la classe all’azione
• Fare campagne per il cambiamento del comportamento
• Comunicare durante momenti di emergenza

Come si può fare?

I responsabili della comunicazione dovrebbero considerare le domande che seguono per capire se la vostra classe è pronta ad agire. Questa consapevolezza può essere utilizzata per creare progetti e attività di comunicazione convincenti che spingano i responsabili delle decisioni ad adottare e mettere in pratica i consigli, le indicazioni e le raccomandazioni della vostra scuola.

1: Rendere le informazioni accessibili

• Identificare canali efficaci
• Rendere disponibili le informazioni online
• Garantirne l’accessibilità

2 : Rendere le informazioni comprensibili

• Utilizzare un linguaggio semplice
• Raccontare storie vere
• Rendere le informazioni in formato visivo
• Utilizzare un linguaggio familiare

3: Rivolgersi alla classe

• Conoscere la classe
• Ascoltare la classe
• Adattare i messaggi
• Motivare la classe

4: Comunicare

• Comunicare tempestivamente
• Comunicare nelle tempistiche adeguate
• Costruire la discussione

5: Essere sicuri

• Accuratezza tecnica
• Essere trasparenti
• Coordinarsi con i partners

6: Agire

• Portare la classe all’azione
• Fare campagne per la promozione di comportamenti
• Comunicare nelle emergenza